O gerenciamento de obra consiste no acompanhamento e responsabilidade técnica e financeira da obra. Porém, simultâneo ou anterior à contratação do gerenciamento da obra, o escritório recomenda a execução do Orçamento Pré-obra, onde o cliente e o gestor terão a real noção de custos para a execução da obra anteriormente à mesma, podendo insumos de obra serem modificados para se adequarem ao custo global a atingir. Este documento também gera o valor estimado a ser aplicado mensalmente na execução da obra e o mês em que o insumo será comprado do fornecedor.
Para fins administrativos, o escritório apresenta o uso da ferramenta Dropbox (pasta e subpastas) que mantém o cliente, mesmo à distância, conectado e interagindo em tempo real com a sua obra.
Na pasta inicial, o gerenciamento apresenta as três subpastas:
Dentro de 01_Cotações-Despesas teremos a planilha excel no qual o gestor e o cliente terão o controle financeiro da obra.
Aba Despesas: o gestor inserirá, dia a dia, todas as notas fiscais/recibos referentes às compras de obra.
Método de Pagamentos via Cliente: Na coluna VENCIMENTO é colocado em vermelho a data limite para pagamento da referida nota fiscal. Com isto, o cliente terá o controle de seus pagamentos. Ao efetuar o pagamento, o cliente troca a data pela palavra “pago”.
Método de Pagamentos via Gestor: É criada uma conta bancária para a obra, onde o cliente deposita valores mensais pré estipulados e o gestor realiza os pagamentos aos fornecedores, comprovando os mesmos via romaneio de notas fiscais.
Aba Cotações: o gestor inserirá a pesquisa de preços realizada para cada compra, destacando o menor custo.
Em geral, são realizados três orçamentos para cada insumo a comprar. Os orçamentos realizados ficam arquivados no diretório 04_Orçamentos.
Dentro da pasta 02_Cronograma teremos o cronograma físico da obra em MS-Project, onde tens-se a visão global da obra com as datas de início e término de cada etapa.
Este cronograma é atualizado durante o andamento da obra e isto permite uma perfeita avaliação da data que o insumo necessita estar disponível.
O cronograma MS-project permite ao cliente saber a data prevista que a obra estará finalizada.
Dentro da pasta 05_Notas Fiscais teremos todas as notas/recibos digitalizadas.
Elas são digitalizadas diariamente após serem conferidas na obra.
Dentro da pasta 02_Documentos teremos todas as documentações referentes à obra.
Dentro da pasta 03_Fotos execução teremos todas as fotos de obra referente às visitas técnicas realizadas.
Como as fotos são atualizadas diariamente, permite ao cliente o acompanhamento real da obra mesmo estando longe.
Dentro do gerenciamento da obra, é utilizada a EAP (Estrutura Analítica de Projeto) abaixo servindo como guia de responsabilidades perante as entregas de termos e documentações, uso de métodos e check list de sistemas.
